Personvernerklæring

Behandlingsansvarlig

Komatsu Forest AS

Meningen 12
2335 Stange, Norge
E-mail: gdpr@komatsuforest.com 

Når gjelder denne personvernerklæringen?

Denne personvernerklæringen gjelder når du som er bosatt i Norge, EU, Storbritannia, Island eller Liechtenstein, eller som representerer en bedrift eller organisasjon i ett av disse landene

A. kommuniserer med oss via e-post, telefon eller andre digitale kommunikasjonskanaler
B. gir oss samtykke eller kommuniserer med oss i forbindelse med det, inkludert forhandlere og leverandører
C. bruker eller besøker kanalene våre i sosiale medier, for eksempel LinkedIn, Facebook, Instagram eller YouTube
D. søker på en ledig stilling i selskapet vårt
E. registrerer deg for å delta på arrangementene våre
F. gir oss visittkortet ditt
  

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Vi behandler flere kategorier av personopplysninger. Vi identifiserer følgende kategorier av personopplysninger:

A. Informasjon om identitet, for eksempel fornavn og etternavn.
B. Kontaktinformasjon, for eksempel e-postadresse, postadresse og telefonnummer.
C. Informasjon om ansettelse, for eksempel bedriften du jobber for, og stillingen din.
D. Informasjon om innhold, inkludert innholdet i kommunikasjonen din med oss, metadata for kommunikasjonen, hvem du kommuniserer med, samt datoen og klokkeslettet for kommunikasjonen.
E. Informasjon om bestillinger, inkludert informasjon om hva du bestilte, produkter, tjenester og preferanser for bestillingen.
F. Økonomisk informasjon, for eksempel et bankkontonummer og andre relevante identifikatorer.
G. Informasjon fra profiler i sosiale medier, inkludert informasjon som er gjort offentlig tilgjengelig på sosiale medier og kontoen din i sosiale medier.
H. Bilder og videoer.
I. Teknisk informasjon om enheten du bruker, for eksempel IP-adresse, nettlesertype, geografisk plassering og operativsystem.

Vi kan også motta informasjon som ikke er nevnt under disse kategoriene, men som du velger å utlevere til oss. Hvis denne informasjonen ikke er relevant for behandlingsformålene som er nevnt over, sletter vi den.

Formålet med behandlingen

I forbindelse med kommunikasjon

Når du kommuniserer med oss via sosiale medier, kontaktskjemaene våre, telefon, e-post eller andre digitale kommunikasjonskanaler, samler vi inn og bruker informasjon om identitet, kontaktinformasjon, informasjon om innhold samt eventuell annen informasjon du velger å dele med oss.

For dette behandlingsformålet baserer vi oss på vår berettigede interesse av å kunne kommunisere med kunder, potensielle kunder, leverandører, forhandlere og andre berørte parter.

I forbindelse med inngåelse og undertegning av avtaler

Når du forhandler om eller inngår en avtale med oss, vil vi som et minimum samle inn og behandle informasjon om identitet, kontaktinformasjon, økonomisk informasjon og informasjon om ansettelse som du utleverer til oss, inkludert navn, e-postadresse, telefonnummer og stilling. Denne informasjonen er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle forpliktelsene våre i henhold til kontrakten, inkludert behandling av ordren, frakt og garanti overfor deg eller bedriften du representerer.

For dette behandlingsformålet baserer vi oss på vår berettigede interesse av å kunne inngå og undertegne avtaler med kunder, forhandlere og leverandører. Men når du inngår kontrakt direkte med oss, er vårt rettslige grunnlag å gjennomføre avtalen vi inngår direkte med deg.

I forbindelse med markedsføring og reklame

Hvis du har inngått en avtale med oss om kjøp av produktene eller tjenestene våre tidligere, kan vi sende deg e-poster med markedsføringsinnhold, brosjyrer, nyhetsbrev, spørreundersøkelser og annen kommunikasjon knyttet til samme eller lignende produkter og tjenester. I forbindelse med dette behandler vi informasjon om identiteten din, kontaktinformasjon samt informasjon om ansettelse.

For dette behandlingsformålet baserer vi oss på vår berettigede interesse av å holde deg og bedriften du representerer, oppdatert på produktene og tjenestene våre, og av å opprettholde et godt kundeforhold.

Hvis du ikke er registrert som kunde i systemet vårt, kan vi sende deg e-poster med markedsføringsinnhold, brosjyrer, nyhetsbrev og annen kommunikasjon knyttet til samme eller lignende produkter og tjenester hvis du abonnerer på slik kommunikasjon. Registreringen gjøres på nettstedet vårt, der du gir oss kontaktinformasjon og informasjon om identitet og ansettelse. Når du har registrert deg, får du en e-post som lar deg bekrefte om du vil motta kommunikasjon fra oss.

For dette behandlingsformålet baserer vi oss på ditt uttrykkelige samtykke til å motta slik kommunikasjon. Du kan når som helst klikke på lenken i markedsføringskommunikasjonen for å trekke tilbake samtykket ditt. For mer informasjon kan du se nedenfor for å finne forklaringer av hvordan du kan gjøre rettighetene dine gjeldende.

For kontakt på sosiale medier

Når du er i kontakt med oss på sosiale medier, inkludert på Facebook, Instagram, YouTube og LinkedIn, samler vi inn og behandler informasjon om identitet, kontaktinformasjon, informasjon fra profiler i sosiale medier, teknisk informasjon og informasjon om innhold. I enkelte tilfeller kan denne informasjonen også henvise til bilde- eller videomateriale. Dette gjør det mulig for oss å ha meningsfull kontakt med deg. Noe av informasjonen som er nevnt, kan være offentlig på sidene i sosiale medier.

For dette behandlingsformålet baserer vi oss på vår berettigede interesse av å kunne svare på forespørsler, spørsmål eller kommentarer.

Sidene i sosiale medier kan også inneholde offentlig tilgjengelig informasjon, for eksempel anmeldelser av produkter eller tjenester, kundeerfaringer eller reaksjoner på tjenestene våre.

For dette behandlingsformålet baserer vi oss på vår berettigede interesse av å spore meldinger og interesse for og om tjenestene våre, og om oss som selskap, eller om bransjen vår.

I forbindelse med kurs og arrangementer

Når du melder deg på eller deltar på arrangementene eller kursene våre, vil vi samle inn og behandle informasjon om identitet, kontaktinformasjon og informasjon om ansettelse.

Hvis du er i kontakt med oss i forbindelse med arrangementet eller kurset, kan vi behandle informasjon om innhold. Hvis arrangementet eller kurset gjennomføres på nett, kan vi ta bilder og videoer samt behandle teknisk informasjon om deg.

Hvis arrangementet gjennomføres fysisk, kan vi ta bilder og ta opp film. I slike tilfeller vil vi vanligvis foreslå at du signerer et eget samtykkeskjema.

For dette behandlingsformålet baserer vi oss på avtalen vi inngår eller spesifikke vilkår for arrangementet, som du har samtykket i.

Etter arrangementet eller kurset kan vi sende deg en melding eller en spørreundersøkelse for å be om tilbakemeldinger. I forbindelse med tilbakemeldinger behandler vi informasjon om identiteten din samt kontaktinformasjon.

For dette behandlingsformålet baserer vi oss på vår berettigede interesse av å organisere arrangementer som fører til stor interesse og mange deltakere, eller av å markedsføre produktene og tjenestene våre.

I forbindelse med jobbsøknader

Når du søker på en jobb hos oss, samler vi inn og bruker informasjon om identitet, informasjon om ansettelse samt kontaktinformasjon. Hvis du deler et bilde med oss, behandler vi den informasjonen også.

For dette behandlingsformålet baserer vi oss på at det er nødvendig å behandle personopplysningene dine for å inngå en mulig avtale med deg. Hvis vi bestemmer oss for ikke å ansette deg, baserer vi oss på ditt samtykke til å være inkludert i rekrutteringsbasen vår.

I forbindelse med oppfyllelse av rettslige forpliktelser

For å oppfylle våre rettslige forpliktelser, eller for å etterkomme rimelige forespørsler fra politi, domstoler, offentlige institusjoner eller organer, inkludert personvernmyndigheter, kan vi behandle alle personopplysningene som er nevnt over.
For dette behandlingsformålet baserer vi oss alltid på en rettslig forpliktelse som krever at vi behandler personopplysningene.

I forbindelse med avdekking og bekjempelse av misligheter og ulovlige aktiviteter

For å forhindre, avdekke og bekjempe misligheter eller andre ulovlige eller uautoriserte aktiviteter kan vi behandle alle personopplysningene som er nevnt over.

For å behandle disse opplysningene baserer vi oss på vår berettigede interesse av å beskytte nettstedet vårt, tjenestene våre og virksomheten vår.

I forbindelse med rettssaker

For å forsvare oss i forbindelse med rettssaker kan vi behandle alle personopplysningene som er nevnt over.

For å behandle disse opplysningene baserer vi oss på vår berettigede interesse av å bruke personopplysningene dine i forbindelse med rettssaken.

I forbindelse med fusjoner, fisjoner og oppkjøp

For å informere tredjepart i forbindelse med mulig fusjon med, oppkjøp av eller ved, eller fisjon fra denne tredjeparten, selv om denne tredjeparten befinner seg utenfor EU, kan vi behandle personopplysningene som er nevnt over.

For å behandle disse opplysningene baserer vi oss på vår berettigede interesse av å gjennomføre forretningstransaksjoner.

Deling med andre parter

Vi deler vanligvis ikke personopplysningene dine på en identifiserbar måte med tredjeparter som ikke arbeider på vegne av oss eller vi har engasjert, uten å informere deg på forhånd. Alle som får tilgang til personopplysningene dine, vil alltid være underlagt strenge rettslige eller kontraktsmessige forpliktelser til å behandle personopplysningene dine på en konfidensiell og sikker måte.

Når det gjelder behandlingsformålene som er beskrevet over, kan personopplysningene dine deles med følgende kategorier av mottakere:
• deg selv
• arbeidsgiveren din eller forretningspartnerne dine
• våre ansatte og leverandører
• våre offisielle forhandlere
• offentlige myndigheter og domstoler, i den grad vi er forpliktet til å dele personopplysningene dine med dem
• tjenesteleverandører i forbindelse med annonsering
• tjenesteleverandører i forbindelse med sosiale medier
• tjenesteleverandører i forbindelse med nettstedet vårt og/eller nettbutikkene våre
• tjenesteleverandører i forbindelse med kommunikasjonen vår
• våre profesjonelle rådgivere

I tillegg til det som er nevnt her, kan vi også dele personopplysningene dine med andre foretak i Komatsu-konsernet. I slike tilfeller sikrer vi at alle selskapene i konsernet gjør sitt ytterste for at all behandling er i tråd med det som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

I forbindelse med det som er nevnt tidligere, kan personopplysningene dine deles utenfor EØS (det vil si Norge, EU, Island og Liechtenstein). Slik deling anses som en overføring av personopplysninger til et tredjeland. Hvis vi overfører personopplysningene dine til et tredjeland, sørger vi for at det finnes egnede sikkerhetstiltak. Disse sikkerhetstiltakene kan være en beslutning fra EU-kommisjonen eller eventuelt EU-kommisjonens standardavtalevilkår, supplert med ytterligere tiltak.

Lagring av personopplysninger

Generelt

Personopplysningene dine blir bare behandlet så lenge det er nødvendig for å oppnå formålene som er beskrevet tidligere. Hvis vi har bedt deg om samtykke, behandles de til du trekker tilbake samtykket ditt (som vi minner deg om fra tid til annen). Som en tommelfingerregel sletter eller anonymiserer vi personopplysningene dine når vi ikke lenger trenger dem i forbindelse med formålene som er beskrevet over, eller når lagringsperioden – som forklart her – utløper. Vi kan ikke slette personopplysningene dine hvis vi er pålagt å beholde dem i henhold til lov eller forskrift, rettskjennelse eller forvaltningsvedtak.

Kommunikasjon

Alle personopplysninger vi samler inn ved kontakt med deg via sosiale medier, telefon, e-post eller andre digitale kommunikasjonskanaler, lagres så lenge det er nødvendig for å kommunisere med deg og for å sikre en historisk oversikt over kommunikasjonen. Dette gjør at vi kan gå tilbake til tidligere kommunikasjon hvis du kontakter oss igjen med nye spørsmål, forespørsler, kommentarer eller andre innspill.

Sosiale medier

Alle personopplysninger vi samler inn gjennom kontoene våre i sosiale medier, lagres så lenge det er nødvendig for å ivareta de berettigede interessene våre. Meldinger du sender til oss via sosiale medier, informasjon om identitet, kontaktinformasjon og teknisk informasjon knyttet til dette, lagres så lenge det er nødvendig for å kunne behandle og følge opp spørsmålet ditt, forespørselen din, kommentaren din eller andre innspill. Vi lagrer ikke disse opplysningene i mer enn fem år etter meldingen din, og deretter slettes eller anonymiseres de.

Hvis informasjon om produktene eller tjenestene våre, selskapet vårt eller bransjen vår basert på offentlig tilgjengelig kontakt i sosiale medier inneholder personopplysninger, lagrer vi dem så lenge det er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse. Vi lagrer ikke disse opplysningene i mer enn fem år etter at de ble samlet inn.

Kjøp og bestillinger

Informasjon knyttet til avtaler vi inngår og undertegner, lagres minimum så lenge det tar å gjennomføre avtalen vi har inngått. Deretter lagrer vi en kopi av den relevante informasjonen, slik at vi kan tilby garanti- og støttetjenester, og slik at vi kan overholde vår lovpålagte plikt til lagring basert på gjeldende skattelovgivning.

Kurs og arrangementer

Vi lagrer alle personopplysninger som samles inn i forbindelse med kursene og arrangementene våre, så lenge det er nødvendig for å ivareta de berettigede interessene våre. Informasjon om identiteten din samt kontaktinformasjon i forbindelse med at du melder deg på eller deltar på et arrangement, lagres til vi ikke lenger har bruk for personopplysningene dine i denne konteksten.

Tilbakemeldinger du gir om et bestemt arrangement, og eventuell identitets- og kontaktinformasjon du gir oss, lagres så lenge det er nødvendig for å behandle tilbakemeldingene dine i forbindelse med fremtidige arrangementer. Vi lagrer ikke disse opplysningene i mer enn to år etter det aktuelle arrangementet.

Jobbsøknader

Vi lagrer personopplysninger vi samler inn fra deg i forbindelse med søknaden din mens søknadsprosessen pågår. Hvis vi velger ikke å ansette deg, kan vi be om ditt samtykke til å lagre personopplysningene dine i opptil to år etter at prosessen er fullført. I slike tilfeller blir du lagt til i søkerbasen vår.

Sikkerhet

Vi iverksetter egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysningene dine mot uautorisert tilgang og tyveri samt mot utilsiktet tap, manipulering eller tilintetgjøring. Våre ansatte eller tredjeparter får bare tilgang når de har behov for det, og de er underlagt streng taushetsplikt. Vi har også iverksatt andre tiltak, for eksempel i form av interne retningslinjer, begrensning av behandlingen av personopplysninger som er nødvendige i forbindelse med formålet, minimering av behandlingen av personopplysninger, sikkerhetskopiering av personopplysninger samt regelmessig gjennomgang av sikkerhetstiltakene våre.

Dine rettigheter

Du har rett til å be om innsyn i personopplysninger vi behandler, forutsatt at de gjelder deg. Du kan benytte deg av denne rettigheten ved å kontakte oss som beskrevet nedenfor. Vi forbeholder oss retten til å avvise flere forespørsler om innsyn som sendes inn for å plage eller skade oss eller andre.

Du har rett til å be oss om å rette eventuelle personopplysninger om deg som er feil. Dette er gratis. Hvis du sender en forespørsel om retting, må du legge ved dokumentasjon som viser feilen i opplysningene du ønsker at vi retter.

Du har rett til å be oss om å slette personopplysningene dine hvis de ikke lenger er nødvendige i forbindelse med formålene vi har beskrevet tidligere. Hvis du ber oss om å slette personopplysningene dine, vil vi vurdere henvendelsen opp mot

• våre egne eller en tredjeparts overordnede interesser
• forpliktelser i henhold til lov eller forskrift, forvaltningsvedtak eller rettslig kjennelse som kan føre til at slettingen ikke kan gjennomføres

I stedet for sletting kan du også be oss om å begrense behandlingen av personopplysningene dine hvis og når (a) du mener at opplysningene ikke er korrekte, (b) behandlingen er ulovlig eller (c) opplysningene ikke lenger er nødvendige i forbindelse med formålene vi har beskrevet tidligere, men du trenger dem for å forsvare deg i forbindelse med en rettssak.

Hvis du har samtykket til behandling av personopplysningene dine, har du rett til å trekke tilbake samtykket når som helst.

Du har rett til å protestere mot behandlingen av personopplysningene dine, med mindre vi har tungtveiende berettigede grunner til å gjennomføre behandlingen, og disse grunnene veier tyngre enn dine interesser, rettigheter og friheter, eller med mindre de må behandles for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Hvis formålene som er beskrevet over, avhenger av samtykket ditt eller en kontraktsmessig forpliktelse, har du rett til å få en kopi av personopplysninger du har gitt til oss, i et strukturert, vanlig og maskinlesbart format.

Alle forespørsler kan sendes til gdpr@komatsuforest.com.

En e-post der du ber om å benytte deg av en av rettighetene dine, blir ikke tolket som et samtykke til behandlingen av personopplysningene dine utover det som kreves for å behandle forespørselen. I slike forespørsler skal det gå tydelig frem hvilken rettighet du vil benytte deg av, samt årsaken til det hvis det er nødvendig. Forespørslene må også dateres og signeres, og vanligvis må du legge ved en skannet kopi av gyldig legitimasjon for å bekrefte identiteten din.

Vi gir deg beskjed umiddelbart etter at vi har mottatt forespørselen. Hvis forespørselen er gyldig, varsler vi deg så snart som mulig, og senest 30 dager etter at vi har mottatt den.

Hvis du vil klage på vår behandling av personopplysningene dine, kan du kontakte oss på gdpr@komatsuforest.com. Hvis du ikke er fornøyd med svaret fra oss, kan du klage til personvernmyndigheten i landet der du bor, jobber eller der det påståtte bruddet har oppstått. I Sverige er dette Integritetsmyndigheten.

Lenker til nettsteder

Nettstedet vårt inneholder lenker til eksterne nettsteder samt innebygd innhold fra tredjeparter. Disse nettstedene eller nettstedseierne har sine egne personvernerklæringer. Les personvernerklæringene deres for å få mer informasjon om hvordan disse nettstedene eller nettstedseierne behandler personopplysningene dine basert på gjeldende personopplysningslovgivning.

Publisert 13 juni 2024